Tekst: Katarzyna Jakubowska | Zdjęcie autorki: Monika Muszak, zdjęcia: Adobestock

Protokół biznesowy to nic innego jak zasady zachowania, normy, etykieta czy precedencja, zaczerpnięte z protokołu dyplomatycznego. Posiadając tę wiedzy, nabywamy swobodę w szeroko rozumianych relacjach międzyludzkich. Niektórzy mówią, że protokół usztywnia. Nic bardziej mylnego. Im jesteśmy bowiem bardziej świadomi, jak w danej sytuacji należy się zachować, tym stajemy się swobodniejsi, naturalni i poruszamy bez skrępowania w nowych dla nas sytuacjach.

Ważnym elementem jest znajomość różnic między etykietą towarzyską, a biznesową. Przed nami grudzień, miesiąc szczególny, wypełniony zawodowymi spotkaniami świątecznymi. To czas wymagający zwiększonej uważności oraz wrażliwości, by z jednej strony stworzyć serdeczną i otwartą atmosferę, a z drugiej nie wkroczyć zbyt inwazyjnie w strefę osobistą naszych pracowników czy współpracowników.

Święta Bożego Narodzenia, a różnice kulturowe i wyznaniowe

Jedną z podstawowych norm protokołu i dobrych obyczajów jest szacunek do drugiego człowieka, jego wyznania i poglądów. Nie każdy obchodzi święta, ma do tego prawo i nie musi się tłumaczyć ze swoich przekonań osobistych na płaszczyźnie zawodowej. Zatem spotkania świąteczne nie powinny być narzucane i przymusowe lub pozostające w niedopowiedzeniu, że należy się na nich pojawić, niezależnie od wyznawanych norm i światopoglądu.

Tradycje świąteczne podczas spotkań służbowych

Tak jak nie budzi wątpliwości tradycyjne, polskie menu świąteczne, serwowane podczas spotkań, tak już tradycja łamania się opłatkiem, składania życzeń (każdy każdemu oraz wspólnego kolędowania), wkraczają w granice, które mogą wywoływać dyskomfort. Oczywiście, jeśli spotykamy się w gronie kilku osób, powiązanych zawodowo, ale znających się bardzo dobrze i blisko od wielu lat, możemy mieć własny „kodeks świąteczny”. W pozostałych sytuacjach jednak, pozostawmy życzenia Zarządowi, w tle niech towarzyszy muzyka świąteczna. Nie zmuszajmy pracownika, by ściskał się z Prezesem czy łamał opłatkiem z kolegą, którego ledwie zna.

Życzenia, uścisk ręki i inne gesty serdeczności

Każdy człowiek porusza się we własnym „powietrznym balonie”, który składa się z 4 stref: intymnej, osobistej, społecznej i publicznej. Różne osoby, różne kultury mają mniejsze bądź większe własne strefy. Najważniejszą z nich jest strefa intymna (w Europie to ok. 15-30 cm). Każdy człowiek broni jej, pozwalając w nią wkraczać tylko osobom blisko związanym emocjonalnie. Ponieważ nie wiemy, gdzie u naszego rozmówcy zaczyna się strefa intymna, utrzymujmy dystans ok 45 cm, ponieważ wkroczenie w nią spowoduje fizyczny i psychiczny dyskomfort. Składając życzenia, uściśnijmy dłoń, uśmiechnijmy się i skupmy wzrok na osobie, z którą rozmawiamy. Wystrzegajmy się całowania kobiet w dłonie.

Spotkania koktajlowe czy kolacje zasiadane?

Obie formy są właściwe, ale każda daje inne możliwości. Koktajlowe (stojące) z bufetem oferują dużo większą swobodę nie tylko wyboru menu, ale i przemieszczania się. Spotkania zasiadane mają formułę bardzie uroczystą, a im organizowane są o późniejszej godzinie, tym wymagają bardziej eleganckiej oprawy. Pojawia się zasada precedencji, czyli ważności miejsc. Przy stole prostokątnym są dwa miejsca honorowe, jedno na szczycie stołu, drugie na środku długiego boku. Najważniejszy gość siada po prawej stronie gospodarza, drugi wagą ważności po lewej, dalej analogicznie. Podobnie jest przy stole okrągłym. W przypadku spotkania z osobami towarzyszącymi, należy siadać naprzemiennie kobieta, mężczyzna. Pamiętajmy, że przypadkowe zajmowanie miejsca pracownika obok Prezesa, może zepsuć im obu całe wydarzenie.

Właściwy ubiór na spotkanie świąteczne

Najczęściej określamy go jako wizytowy lub koktajlowy. Co oznacza? Wygląd uroczysty, ale nie wieczorowy. W przypadku kobiet sukienki o długości do kolan, mniejsze torebki, wyraźniejszy makijaż i odważniejsza biżuteria, dla mężczyzn garnitur ciemnoszary lub ciemnogranatowy (im późniejsza godzina tym ciemniejsze ubranie), koszula biała lub inna jasna, bez deseni. Krawat i poszetka, tu może pojawić się deseń lub wyrazisty kolor. Rzadko spotyka się formułę „black tie”. Wtedy zakładamy długą suknię i smoking.

Prezenty

Kilka kluczowych zasad: prezent nie może być zobowiązujący dla obdarowanego przede wszystkim poprzez jego zbyt wysoką wartość. Nie znakujemy prezentów swoim logo, to nie gadżet firmowy. Dołóżmy odręcznie napisane życzenia. Czas ofiarowany drugiej osobie i ciepłe zdanie ma większą wartość niż cena prezentu. Nie powielajmy co roku tego samego upominku. Prezent jest naszym głosem. I albo będzie słyszany jako podziękowanie i wyrazy szczerej sympatii, albo jako obowiązek.

Na koniec życzę wszystkim Państwu, prawdziwej radości ze spotkań świątecznych, zarówno tych zawodowych, jak i prywatnych, ciepłej i serdecznej atmosfery, pełnej wzajemnego szacunku, wrażliwości na drugiego człowieka oraz na jego wartości.