W gąszczu przepisów podatkowych, zmieniających się ustaw i nieustannych nowelizacji, dobry księgowy to prawdziwy skarb, niemal jak wygrana na loterii. O wyzwaniach współczesnej księgowości, cyfryzacji branży oraz roli księgowego jako doradcy i stratega opowiada Elżbieta Janik-Krause, partner zarządzający w Kancelarii Rachunkowej Denarius. Mówi o tym, jak radzi sobie z ciągłymi zmianami, czy sztuczna inteligencja może zagrozić jej zawodowi i wyjaśnia, dlaczego ulubionym powiedzeniem księgowych jest „to zależy”.

Rozmawia: Alicja Kulbicka | Zdjęcia: Tomek Tomkowiak, Marta Mierzejewska

Czy pamiętasz moment, kiedy zrozumiałaś, że księgowość to Twoja pasja? Czy była to bardziej naturalna ewolucja kariery, czy jeden konkretny moment, który wszystko zmienił?

ELŻBIETA JANIK-KRAUSE: Może Cię to zaskoczy, ale początkowo marzyłam o karierze grafika komputerowego i to właśnie w tym kierunku poszłam na studia. Jednak gdy w Polsce bezrobocie sięgało 17 procent, trudno było o pracę, więc chwytałam się każdej możliwej okazji. Tak trafiłam do księgowości – choć ogłoszenie wcale tego nie sugerowało. (śmiech) Gdy zaczęłam wpisywać liczby w odpowiednie rubryki, nagle uświadomiłam sobie, że to sprawia mi przyjemność! (śmiech) Już wcześniej miałam z tym styczność, bo jako nastolatka pomagałam rodzicom w prowadzeniu ich pierwszej książki przychodów i rozchodów. Można więc powiedzieć, że księgowość miałam we krwi! (śmiech)

Dzisiaj mija 13 lat, odkąd prowadzisz swoją Kancelarię Rachunkową Denarius. W jakich sytuacjach czujesz największą dumę z tego, co robisz? Czy jest coś, co daje Ci poczucie, że Twoja praca ma realny wpływ na sukcesy przedsiębiorstw?

Obsługujemy naprawdę wiele przedsiębiorstw. Te duże i te nieco mniejsze, a także takie, które dopiero raczkują na rynku. I chyba najbardziej mnie cieszy, kiedy firmy z naszą pomocą rozwijają się i kiedy rozumieją, że nasza praca to nie tylko ciągłe przypominanie o tym, że podatki trzeba płacić (śmiech), ale kiedy wspólnie wypracowujemy rozwiązania dla nich optymalne i kiedy widzimy realne efekty naszych działań. Cieszy mnie, gdy klienci zaczynają dostrzegać, że dzięki naszej pracy nie tylko unikają błędów, ale także osiągają lepsze wyniki finansowe i mogą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu. To daje mi poczucie, że nasze zaangażowanie ma znaczenie i że potrafimy być czymś więcej niż tylko zewnętrznym biurem księgowym – stajemy się dla nich partnerem, który wspiera ich na każdym etapie działalności.

Czy księgowość nauczyła Cię czegoś o ludziach, czego się nie spodziewałaś? Czy są jakieś wnioski dotyczące ludzkiej natury, które wyniosłaś z pracy z klientami?

Księgowość nauczyła mnie, że za każdą liczbą kryje się historia przedsiębiorstwa – jego sukcesy, problemy i decyzje, które ktoś musiał podjąć. Przez te liczby uczę się rozumieć nie tylko stan finansowy firmy, ale też jej charakter i potrzeby. To właśnie dlatego aspekt psychologiczny jest tak ważny w pracy księgowego. Czasem muszę być asertywna i postawić klientowi granice, mówiąc, że pewnych rzeczy nie można zrobić, nawet jeśli wydają się atrakcyjne lub korzystne na pierwszy rzut oka. Niezwykle istotne jest, by umieć jasno wyjaśnić, jakie są konsekwencje różnych decyzji i kiedy warto szukać innych rozwiązań. Klienci często oczekują od księgowego wsparcia i doradztwa, ale muszą też zrozumieć, że niektóre decyzje mogą prowadzić do ryzykownych sytuacji, których lepiej unikać. To wyzwanie, a jednocześnie umiejętność „czytania” przedsiębiorstwa przez liczby dają mi ogromną satysfakcję.

Przedsiębiorcy, którym zadano pytanie, czego nie lubią robić w swojej firmie, odpowiadają, że nie chcą zajmować się kwestiami kadrowymi i księgowymi. Jak myślisz, z czego to wynika? Czy to brak czasu, wiedzy, a może obawa przed skomplikowanymi przepisami?

Ulubionym powiedzeniem wszystkich księgowych jest „to zależy”. Niejednoznaczność przepisów, ciągłe zmiany, często sprzeczne interpretacje powodują, że księgowość jest postrzegana jako trudna i skomplikowana. Dodatkowo to, czego nie lubią przedsiębiorcy to kontakt z Urzędem Skarbowym, bo urzędnicy często komunikują się językiem dla nich niezrozumiałym. Choć to na szczęście na przestrzeni ostatnich lat się bardzo zmieniło. Ale w głowach nadal pokutuje mit groźnego urzędnika, który może zrujnować firmę jedną decyzją. To sprawia, że przedsiębiorcy czują się niepewnie i wolą unikać bezpośrednich kontaktów z urzędami, z obawy przed błędami czy nieświadomym naruszeniem przepisów. Księgowość wiąże się więc nie tylko z liczeniem podatków, ale także z radzeniem sobie z tą niepewnością i stresem.

Czy jest coś, czego przedsiębiorcy często nie rozumieją lub źle postrzegają, jeśli chodzi o księgowość? Jakie mity związane z zarządzaniem finansami chciałabyś obalić?

Przede wszystkim, że „samo się nie księguje”. (śmiech) To nie jest tak, że wystarczy kliknąć i to się wszystko w magiczny sposób samo zrobi. Księgowość to nie jest kwestia jednego kliknięcia. Za każdym raportem, deklaracją czy zestawieniem stoi ogrom pracy, analiza przepisów, a często także konieczność interpretacji skomplikowanych regulacji prawnych. Przedsiębiorcy czasem myślą, że księgowy to ktoś, kto tylko wprowadza liczby do systemu, ale w rzeczywistości nasza praca polega na czymś znacznie więcej – przewidywaniu potencjalnych problemów, doradzaniu najlepszych rozwiązań, a czasem nawet na odradzaniu pewnych decyzji, które mogą mieć negatywne konsekwencje. Kolejnym mitem, który chciałabym obalić, jest przekonanie, że księgowość to jedynie koszt dla firmy. Dobrze prowadzona księgowość to inwestycja – pomaga unikać błędów, właściwie rozliczać podatki i podejmować świadome decyzje biznesowe.To coś, co realnie wpływa na zdrowie finansowe firmy i jej rozwój. No i na sam koniec mityczna „księgowa kolegi”. (śmiech) Nie wspomnę już ile razy klient próbujący uzasadnić swoje decyzje mówił mi, że „księgowa kolegi powiedziała, że można to zrobić inaczej”. Czasem można, a czasem nie można. Przepisy podatkowe są często niejednoznaczne i mogą być interpretowane na różne sposoby. Czasami to, co wydaje się korzystne lub zgodne z przepisami w jednej firmie, może nie być dobrym rozwiązaniem w innej, ze względu na różnice w specyfice działalności czy strukturze firmy. Każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy, a uproszczone porównywanie się do innych przedsiębiorstw może prowadzić do błędów.

Gdybyś miała stworzyć podręcznik „Księgowość dla przedsiębiorców w 3 krokach”, jakie trzy najważniejsze zasady by się w nim znalazły?

Myślę, że można to ująć w prostych słowach – pilnowanie swoich spraw. Pilnowanie systematycznego wystawiania faktur i kontrola nad wierzytelnościami, bo co z tego, że firma zrobiła super wynik, jeśli nie spłynęły należności. Bo to może, kolokwialnie mówiąc, „położyć” firmę. Pozytywny rachunek zysków i strat to nie to samo, co pozytywny cash flow. A do tego dorzuciłabym punkt o komunikacji z księgowością. I to z poziomu prezesowskiego czy właścicielskiego. Po co? Po to, aby nie poruszać się w historii i gasić pożary, ale by we właściwy sposób zaplanować także z księgowego punktu widzenia przyszłe kontrakty i transakcje. Jako biuro rachunkowe, które nie jest wewnątrz firmy, nie jestem w stanie domyślić się, na jaki plan wpadł przedsiębiorca i jakie ruchy ma zamiar podjąć. A zdarza się, że staję przed faktem dokonanym i muszę działać „na już”, co nie zawsze jest optymalne. Dlatego komunikacja z księgowością jest kluczowa, by móc przewidzieć potencjalne ryzyka i zaplanować najlepsze rozwiązania z wyprzedzeniem. To nie jest tylko kwestia „gaszenia pożarów”, ale raczej zapobiegania ich powstawaniu. Regularne konsultacje z księgowym pozwalają lepiej zarządzać płynnością finansową, kontrolować koszty i przygotować się na zmiany w przepisach.

Wyobraźmy sobie, że mogłabyś przeprowadzić dowolną reformę prawną związaną z księgowością. Co by to było i dlaczego?

Przede wszystkim uważam, że powinny wrócić obowiązkowe certyfikaty dla biur rachunkowych. Obecnie Certyfikaty Ministerstwa Finansów nie są już wydawane – posiadanie certyfikatu nie jest niezbędne do wykonywania zawodu księgowego ani prowadzenia działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. A to dawało jednak poczucie bezpieczeństwa dla przedsiębiorców, że oddają swoje sprawy finansowe w ręce osoby, która przeszła odpowiednie szkolenie i spełnia określone standardy. Teraz, gdy nie ma obowiązku posiadania certyfikatu, rynek stał się bardziej otwarty, ale jednocześnie pojawiło się ryzyko, że usługi księgowe będą świadczone przez osoby bez odpowiednich kwalifikacji. Przywrócenie obowiązkowych certyfikatów Ministerstwa Finansów mogłoby podnieść jakość usług w branży i zwiększyć zaufanie do biur rachunkowych. Druga rzecz to zasadność obowiązkowego OC dla biur rachunkowych, które powiedzmy sobie szczerze, nie chroni przed niczym. Aby być w pełni zabezpieczonym od błędu księgowego i tak trzeba mieć dodatkowe polisy, więc obowiązkowe OC w obecnej formie staje się raczej formalnością niż realnym zabezpieczeniem. Warto byłoby przeanalizować, jak takie ubezpieczenia mogłyby lepiej chronić zarówno biura rachunkowe, jak i ich klientów. Można by wprowadzić bardziej elastyczne rozwiązania, które pozwoliłyby dopasować zakres polisy do specyfiki działalności i wielkości biura. Obecnie wielu księgowych musi wykupywać dodatkowe polisy, co generuje koszty, a samo obowiązkowe OC nie zawsze zapewnia adekwatne zabezpieczenie w razie poważniejszych błędów.

Mimo iż początek roku 2024 był łaskawy dla księgowych pod względem liczby i skali wprowadzanych zmian w przepisach, to prace nowego rządu nabierają tempa. Na horyzoncie pojawia się coraz więcej informacji o nadchodzących zmianach i to nie tylko w podatkach, ale również w ustawie o rachunkowości. Zbliżający się wielkimi krokami KSeF, kasowy PIT, wielka niewiadoma co do sposobu naliczania składki zdrowotnej. Biura księgowe czeka kolejna rewolucja?

Biura księgowe żyją w ciągłej rewolucji! Nie czuję, abym miała chwilę oddechu pomiędzy zmianami. Oczywiście zmiany bywają większe i mniejsze. Polski Ład był rewolucją na dużą skalę, ale mam wrażenie, że tych mniejszych zmian jest naprawdę mnóstwo i w naszej pracy nie ma stabilizacji. Każda zmiana wymaga od nas szybkiej reakcji, edukacji i dostosowania procesów, co sprawia, że praca księgowego przypomina nieustanne balansowanie na krawędzi. Nie ma chwili, żeby się zatrzymać, bo kiedy tylko nauczymy się jednych przepisów, nadchodzi kolejna nowelizacja, która wszystko zmienia. Dla biur rachunkowych oznacza to nie tylko więcej pracy, ale też większą odpowiedzialność za to, aby zawsze być na bieżąco. Jako ciekawostkę powiem Ci, że co tydzień biorę udział w webinarze, podczas którego prawnik relacjonuje nam, co zmieniło się w przepisach w ostatnim tygodniu…

Tygodniu??? Jak zatem za tym nadążyć?

Dobry księgowy jest cały czas w procesie nauki i nieustannie aktualizuje swoją wiedzę. To nie jest już tylko kwestia liczenia i wypełniania dokumentów, ale też ciągłego śledzenia przepisów i ich interpretacji. Tak szybkie zmiany w przepisach stają się normą, a nie wyjątkiem. Jako kolejną ciekawostkę powiem Ci, że jeden z moich klientów, ostatnio „zagiął” mnie informacją, że będzie płacił 10,7 procent podatku. I choć nie słyszałam o takiej zmianie, zaczęłam szukać, bo życie mnie nauczyło, że wszystko jest możliwe. Popytałam, poczytałam, ale informacji o zmianie progu podatkowego nie znalazłam. I okazało się, że mój klient wyciągnął sobie własną średnią wynikającą z jego przychodów versus koszty! (śmiech) Ale zważywszy na tempo zmian w przepisach podatkowych, taki scenariusz mógł wydarzyć się naprawdę!

Zaczynając swoją pracę w księgowości dwadzieścia lat temu, byłam bardziej pewna obowiązujących przepisów niż dzisiaj. Dzisiaj dopuszczam do siebie taką myśl, że wszystko może się zmienić z dnia na dzień i nic nie jest pewne. To ciągłe balansowanie między nauką, adaptacją a wdrażaniem nowych rozwiązań – właśnie tak wygląda współczesna księgowość.

Świat coraz bardziej zmierza ku automatyzacji i cyfryzacji. Jak te zmiany wpływają na branżę księgową? Czy są widoczne? Czy zauważasz większe zapotrzebowanie na nowoczesne narzędzia ze strony klientów?

Nasza branża jak wiele innych także zmierza w tym kierunku. My już w tej chwili w zasadzie w 90 procentach nie pracujemy na dokumentach papierowych. Klient nie musi się już do nas fatygować osobiście, wystarczy, że zeskanowane czy też elektroniczne dokumenty prześle na naszą platformę webową, do której zresztą ma stały dostęp, co też ułatwia mu znalezienie po czasie jakiegoś dokumentu, którego potrzebuje np. jako dowód zakupu podczas procesu reklamacji. Tę platformę połączyliśmy z naszymi programami księgowym, po to, aby zautomatyzować proces księgowania i przyspieszyć obieg dokumentów. Dzięki temu część rutynowych zadań, takich jak wprowadzanie faktur, może odbywać się automatycznie, co znacząco oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. Klienci coraz bardziej doceniają te rozwiązania, bo dają im większą przejrzystość i dostęp do aktualnych informacji na temat ich finansów, bez konieczności ciągłego kontaktowania się z biurem księgowym.

A jakie widzisz miejsce dla sztucznej inteligencji w branży księgowej? Skończyłaś studia z programowania, więc temat nie jest Ci obcy.

To zależy! (śmiech) W prostych operacjach może tak, ale żeby analizować wprost przepisy, czy coś jest kosztem czy nie, to już nie jest takie proste. Sztuczna inteligencja może być świetnym narzędziem do automatyzacji powtarzalnych, rutynowych zadań, takich jak rozpoznawanie i klasyfikacja faktur, wyliczenia podatkowe czy generowanie raportów. Może również wspierać księgowych w wychwytywaniu anomalii i potencjalnych błędów, co pomaga w szybszym reagowaniu na nieprawidłowości. Jednak kiedy wchodzimy w obszar interpretacji przepisów podatkowych, sprawa się komplikuje. Przepisy bywają niejednoznaczne, często zmieniają się, a ich interpretacja wymaga głębokiego zrozumienia kontekstu oraz specyfiki konkretnej sytuacji klienta. Tu potrzebna jest wiedza ekspercka, doświadczenie i często intuicja, które są trudne do zaprogramowania. AI może być wsparciem w analizie danych, ale decyzje dotyczące interpretacji przepisów wciąż należą do człowieka.

Czyli AI nie zagrozi człowiekowi w zawodzie księgowego?

Nie sądzę, żeby sztuczna inteligencja miała całkowicie zastąpić człowieka w zawodzie księgowego. AI może automatyzować powtarzalne zadania i wspierać w analizie danych, ale nie jest w stanie w pełni zastąpić wiedzy eksperckiej, zrozumienia kontekstu biznesowego czy umiejętności interpretacji złożonych przepisów. W księgowości często chodzi o podejmowanie decyzji, które nie są oczywiste, a przepisy bywają niejednoznaczne i wymagają głębszego zrozumienia, doświadczenia oraz oceny ryzyka – tu rola człowieka pozostaje kluczowa. AI może zmienić sposób, w jaki pracujemy, zmniejszając ilość czasu poświęconego na rutynowe operacje, ale będzie to raczej przesunięcie w kierunku bardziej wartościowych działań, takich jak doradztwo, planowanie finansowe czy zarządzanie kosztami. Księgowi będą musieli rozwijać swoje kompetencje w zakresie technologii, ale wciąż będą niezbędni, aby zapewnić prawidłową interpretację przepisów i doradzić klientom w trudnych sytuacjach. Zatem sztuczna inteligencja będzie raczej wsparciem dla księgowego, a nie zagrożeniem. Wykorzystując AI, możemy zwiększyć efektywność i skupić się na bardziej strategicznych aspektach naszej pracy, pozostawiając maszynom to, co można zautomatyzować.

Zarządzanie zespołem to zawsze wyzwanie, zwłaszcza w branży, gdzie wymagana jest skrupulatność i dokładność. Jak duży jest zespół Kancelarii Denarius i jakie są dziś największe wyzwania w prowadzeniu biura księgowego pod kątem pracy z ludźmi?

Nasz zespół liczy 16 osób, a największym wyzwaniem dla mnie jako osoby nim zarządzającej jest odczytanie jego oczekiwań. Pokolenie młodych ludzi ma inne potrzeby niż moje pokolenie i to duże wyzwanie, aby znaleźć balans między tym, czego oczekują młodsi pracownicy, a wymaganiami pracy w księgowości, która wymaga skrupulatności, precyzji i często pracy pod presją czasu. Młodsze pokolenie bardziej ceni sobie elastyczność, równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a także możliwości rozwoju i nauki. Tradycyjne podejście do pracy biurowej, w którym liczyły się przede wszystkim godziny spędzone przy biurku, już im nie wystarcza. Staram się wprowadzać zmiany, które odpowiadają na te potrzeby, np. umożliwiając pracę zdalną, elastyczne godziny pracy czy inwestując w szkolenia i rozwój zawodowy. Jednak muszę jednocześnie dbać o to, żeby nie tracić jakości naszej pracy i aby wszyscy mieli świadomość, że w księgowości nie można sobie pozwolić na „półśrodki” – każda pomyłka może mieć poważne konsekwencje.

Czy młodzi ludzie chętnie podejmują pracę w zawodzie księgowego?

W Poznaniu odczuwamy niedobór wykwalifikowanych księgowych. Duże centra finansowe, które ponownie pojawiły się w mieście, znacząco uszczupliły rynek specjalistów. Aby sobie z tym poradzić, poszukujemy potencjalnych pracowników już na etapie studiów, stawiając na młode talenty i inwestując w ich rozwój. Czy zostają? To zależy. Podobna sytuacja dotyczy także innych branż. Przy niskim poziomie bezrobocia, młodzi ludzie mają szerokie możliwości wyboru – mogą przebierać w ofertach, eksplorować różne ścieżki kariery, a nawet eksperymentować z różnymi rolami, aby lepiej zrozumieć swoje zainteresowania i potrzeby. Księgowość to zawód wymagający dużej precyzji, ale zapewne nie tylko techniczne umiejętności są ważne.

Czy są jakieś szczególne predyspozycje, które sprawiają, że ktoś odnajdzie się w tej pracy i będzie czerpał z niej satysfakcję?

Przede wszystkim, kluczowe są chęci. To już więcej niż połowa sukcesu. W księgowości potrzebne jest zaangażowanie i gotowość do ciągłego doskonalenia się, bo przepisy zmieniają się szybko, a zrozumienie ich wymaga nieustannego poszerzania wiedzy. Oprócz tego, ważna jest cierpliwość i skrupulatność, ponieważ nawet drobny błąd może mieć poważne konsekwencje. Księgowy powinien także umieć zachować spokój pod presją czasu, ponieważ terminy i nagłe zmiany są częścią naszej codzienności. Asertywność to kolejna cecha, która może być przydatna, zwłaszcza gdy trzeba wyjaśnić klientowi, że pewnych rzeczy nie można zrobić albo trzeba podjąć inne kroki. Na koniec, otwartość na nowe technologie i elastyczność w podejściu do pracy będą coraz bardziej istotne, bo cyfryzacja zmienia sposób, w jaki funkcjonuje nasza branża.

Księgowość często kojarzy się z monotonią i rutyną, a wielu ludzi uważa ją za nudną. Naszą rozmową udowodniłaś, że księgowość to branża, w której zdecydowanie nudy i rutyny nie ma…

Biuro księgowe różni się bardzo od wewnętrznej księgowości w firmach. Denarius ma w swoim portfolio ponad dwustu klientów i to oni dostarczają nam ciągle to nowych wyzwań. (śmiech) Obsługujemy wiele tak różnych branż, że tu naprawdę nudy nie ma! Mamy fryzjerów, developerów, transportowców i tatuażystów. Obsługujemy fundacje i stowarzyszenia. Firmy konsultingowe i produkcyjne. Małe, średnie i duże. Blisko współpracujemy z doradcami podatkowymi, bo niektóre wyzwania, z którymi przychodzą nasi klienci często wymagają trójstronnych spotkań właśnie w takim gronie. Pomimo że udostępniamy narzędzia do elektronicznego przesyłu dokumentów, z wieloma z naszych kontrahentów regularnie się widujemy, omawiamy strategie, rozwiązujemy bieżące problemy, odpowiadamy na wyzwania. Nie dalej niż kilka dni temu, stanęliśmy przed dylematem, czy kupno psa jest kosztem…

Niech zgadnę… To zależy?

Dokładnie! Wszystko zależy od celu, jaki będzie on spełniał w firmie.

Co po tylu latach w niełatwej branży motywuje Cię do pracy?

Po tylu latach w branży czuję, że bardziej jestem przedsiębiorcą niż tylko księgową. Motywuje mnie chęć ciągłego doskonalenia firmy – skupiam się na tym, jak usprawniać pracę zespołu, budować efektywną współpracę i rozwijać relacje z klientami. To nie tylko kwestia zarządzania liczbami, ale też strategią i rozwojem biznesu, co daje mi ogromną satysfakcję. Największą motywację czerpię z wyzwań, które przynosi codzienność, oraz z efektów, które widzę w pracy zespołu i sukcesach naszych klientów. Kiedy firmy, z którymi współpracujemy rosną i prosperują, czuję, że nasza praca naprawdę przynosi wartość. To sprawia, że nieustannie poszukuję nowych rozwiązań i ulepszeń, aby być o krok przed zmianami i nadal z pasją podchodzić do tego, co robię.