Biznes opiera się na relacjach. Te z kolei nacechowane są emocjami, które pomagają osiągnąć określony cel, ale czasem potrafią pokrzyżować nam plany. Z Joanną Maćkowską-Balcewicz, kierownik projektu salerezerwacje oraz Sławkiem Drapińskim, rozmawiamy o tym, w jaki sposób budować relacje w biznesie. Czy warto inwestować czas i energię na ich zacieśnianie?

Rozmawia: Piotr Chabzda

Zdjęcia: Dawid Słowiński

Z Joanną i Sławkiem spotykam się na lunchu w jednej z poznańskich restauracji. – Najlepiej rozmawia się przy jedzeniu – mówi Joanna…

…o biznesie również?

J.M.-B.: Oczywiście… Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze rozmowy o szeroko pojętym biznesie zawsze odbywały się podczas śniadania, lunchu czy po prostu przy dobrej kawie. Zaproszenia na obiad czy kolację stały się częścią budowania biznesowych relacji. Mimo najróżniejszych gustów kulinarnych moich rozmówców, świeży i dobrze skomponowany posiłek przyczyniał się do miłej atmosfery, a jeśli smakowało nam to samo danie – czyż nie jest to dobry grunt do nawiązania współpracy?

W zupełności się z Tobą zgadzam, ale czy nie jest też tak, że podczas tych rozmów jesteśmy bardziej otwarci?

J.M.-B.: Oczywiście, że tak. Jednak i tak musimy pamiętać o tym, jaki jest cel spotkania. Niezależnie od rodzaju spotkania i tematu rozmów, dobrze jest znać etykietę spotkań w restauracjach tak, aby nasz rozmówca czuł się komfortowo. Zadbać o ciekawe miejsce, zarezerwować stolik, a naszego gościa spytać o rodzaj preferowanej kuchni. Polecam wcześniej wybrać się do wybranego lokalu i „wejść w buty” degustatora.

 

Co najczęściej wpływa na komfort takich rozmów?

J.M.-B.: Komfort – bardzo pojemne słowo. Dla każdego oznacza co innego – tak jak różne są potrzeby naszych rozmówców. Cechą wspólną komfortowych rozmów jest przygotowanie się do spotkania, ale także balans między tematyką biznesową a tą codzienną. Spotkanie biznesowe może zakończyć się nie tylko lukratywnym kontraktem, ale także ciekawą rozmową o pasjach. A pasje, hobby, zainteresowania zbliżają ludzi.

A sam biznes nacechowany jest jakimi emocjami?

J.M.-B.: Odpowiadając stereotypowo powiedziałabym, że biznes nie powinien być nacechowany emocjami. Jednak biznes to ludzie, a ludzie to emocje. Wierzę, że emocje związane np. z nastawieniem do życia i ludzi bardzo mocno determinują naszą pracę. Umiejętność zachowania spokoju, gdy mamy do czynienia ze wzburzonym klientem czy wiara w sukces projektu są bezcenne. Sprawdza się teoria, że panować można nad sobą, nie nad innymi. Osobiście przyjęłam filozofię ciągłej nauki, dzięki której udaje mi się potknięcia i porażki – a tych nie brak (śmiech) – traktować jako metodę szukania lepszych rozwiązań.

Natomiast sukcesy?

J.M.-B.: Cóż… Cieszę się, wzruszam, celebruję, i planuję kolejne. Świętuję ze współpracownikami, ludźmi, którzy tworzą świetną atmosferę i przyczyniają się do powstawania nowych pomysłów. Takie emocje są mi bliskie, również w biznesie.

Miejsce, w którym odbywają się szkolenia, konferencje również ma chyba ogromne znaczenie…

J.M.-B.: Oczywiście. „Miejsce jest ważne” – to nasze hasło przewodnie, koło zamachowe naszego biznesu. Drugą kwestią – równie ważną, jest pytanie „dla kogo organizujemy wydarzenie?”. Innego miejsca potrzebują prezesi zarządu firmy z oddziałami zagranicznymi, innego uczestnicy szkolenia ratowników medycznych, a jeszcze innego adepci sztuki kulinarnej, którzy chcą pogłębić wiedzę w temacie kuchni roślinnej.

 

Na co powinniśmy zwracać uwagę podczas wyboru takiego miejsca?

J.M.-B.: Wiemy, że każdy, kto kiedykolwiek organizował spotkanie/szkolenie/konferencję, musiał zmierzyć się z wieloma ważnymi aspektami: od wyboru miasta, lokalizacji, komfortu sali zaczynając, przez udogodnienia dla osób niepełnosprawnych, dostępu do parkingu, windy, szatni,  na wyborze przerwy kawowej i lunchu kończąc. A proszę sobie jeszcze wyobrazić emocje, gdy mamy wybrane idealne miejsce, widzimy oczami wyobraźni fantastyczną konferencję: zachwyconych uczestników, poruszonych prelegentów i… okazuje się, że sala jest niedostępna lub tuż przed pojawiają się komplikacje z podwykonawcami. A wiemy, że dość ciężko być czasem w dwóch miejscach jednocześnie.

Nie są to sytuacje komfortowe…

J.M.-B.: Oczywiście, że nie. Ale niestety mają miejsce, jeśli wcześniej nie przewidzimy pewnych działań.

Pięć lat temu stworzyliście projekt salerezerwacje. Jak narodził się pomysł na uruchomienie takiego projektu?

S.D.: Jak zazwyczaj w biznesie – z potrzeby. Dysponowaliśmy salami edukacyjnymi, dla których chcieliśmy znaleźć dodatkowe przeznaczenie, zastosowanie… Kiedy myśleliśmy o tym projekcie nie było podobnych serwisów opartych na idei zaprezentowania szerokiej ofert sal z całej Polski w jednym serwisie i w dodatku z pełną obsługą. Adaptowaliśmy ideę booking.com, co nadal nas mocno określa. W naszej pracy nad rozwojem serwisu cały czas stawiamy na rozwój, przekraczanie granic i innowacyjność. Aktualnie uruchomiliśmy już trzecią odsłonę naszego serwisu, zmieniamy się szybko i skutecznie. Poszukujemy nowych form prezentowania oferty, upraszczamy sposoby prezentowania sal czy metod zamówienia cateringu.

Początki pracy były nad serwisem były trudne?

S.D.: Samo opracowanie i wdrożenie projektu nie sprawiało nam trudności. Jednak problemem było to, że ludzie nie dowierzali czy znaleziona sala będzie na nich czekała, czy serwis kawowy zostanie zorganizowany tak jak zapewnialiśmy w rozmowie telefonicznej lub w wysłanym mailu. A jednak z dnia na dzień i z miesiąca na miesiąc budowaliśmy sieć sal, kontaktów i klientów, którzy powracali. To był pierwszy sygnał, że projekt się przyjmuje w naszym społeczeństwie. Z roku na rok realizujemy znaczące wzrosty obrotów, liczby klientów i sal. Dziś wiemy, że to był fajny pomysł.

Nie obawialiście się, że mógł to być zbyt innowacyjny projekt jak na tamte czasy?

S.D.: Nie. Innowacyjność projektu stała się naszym wyróżnikiem. Mieliśmy odwagę zrealizować nowy projekt i chcieliśmy przekonać klientów, że szkolenia czy spotkania da się zorganizować zdalnie z profesjonalnym partnerem nie wychodząc ze swojego biura.  Innowacyjność to nie tylko narzędzia i technologia, to przede wszystkim ludzie i proces. Chcemy wyznaczać trendy, poszerzać horyzonty, testować rynek na zapotrzebowanie na rozmaite przestrzenie i usługi. Dużo uwagi przykładamy do samego procesu, jego kompleksowości i powtarzalności w utrzymaniu wysokiej jakości. To co jeszcze chwile temu było innowacyjne, teraz nikogo powoli nie dziwi. Pewnie z trzy lata temu nikt by nie wynajął biurka, a teraz cooworking i przestrzenie kreatywne powstają jak grzyby po deszczu. (śmiech) To jest właśnie sygnał dla nas, że idziemy we właściwym kierunku.

Kto najczęściej korzysta z usług waszej platformy?

J.M.-B.: Każdy, kto ceni swój czas. W czasach wiecznego pośpiechu ważna jest organizacja czasu i optymalizacja wydatków. Przy naszym wsparciu organizują spotkania zarówno międzynarodowe korporacje, jak i samodzielni trenerzy czy instytucje. Kooperujemy z działami HR przy rekrutacjach i szkoleniach. Wspieramy działy sprzedaży i marketingu przy spotkaniach cyklicznych, ale także spełniamy określone warunki podczas szkoleń branży IT czy organizujemy miejsce dla kursantów na prawo jazdy. Poza tym ci sami klienci korzystają z naszej platformy poza pracą. Można np. wynająć miejsce, gdzie teatr zrobi próby przed spektaklem lub po prostu gdy chcą nauczyć się tańczyć tango. A takie sytuacje miały już u nas miejsce.

Czy zdarzyło się Wam organizować jakieś nietuzinkowe wydarzenie?

J.M.-B.: Dla nas nie ma nietuzinkowych wydarzeń. Każde spotkanie, wydarzenie jest wyjątkowe i ważne. Niezależnie od wagi spotkania, osoba je zlecająca ma zawsze pewność, że dokładamy najwyższych starań i organizujemy je kompleksowo.

Wasz projekt łamie stereotyp spotkań biznesowych. Proponujecie rozwijać pasje, a tym samym zacieśniać relacje między pracownikami. Czy my Polacy jesteśmy otwarci na tego typu działania? Z chęcią korzystamy z tego typu rozwiązań?

J.M.-B.: Wychodzę z założenia, że pewnych rozwiązań musimy się nauczyć, nabrać zaufania, przekonać o skuteczności. Nie generalizuję i nie dzieliłabym na Polaków i „resztę świata”. W obecnych czasach dostęp do wiedzy, rozwiązań, narzędzi jest ogromny. Każdy, kto chce się rozwijać – zawodowo czy prywatnie – korzysta z nowych rozwiązań. Jeśli nie potrafi, pyta lub podpatruje, ja np. uczę się od córki. Są także ludzie, dla których największą wartością jest kontakt bezpośredni – nie mail czy aplikacja. To właśnie dla nich  pracują nasi eksperci, z którymi klienci, jeśli właśnie tego potrzebują, mogą spotkać się, porozmawiać, poradzić się czy też uzyskać informacje, jak najszybciej dojechać na miejsce spotkania.

A to, że mieszkacie i pracujecie w Poznaniu miało jakiś wpływ na jakość i sposób tworzenia projektu salerezerwacje?

S.D.: Serwis i jego działania oparte są na wartościach bliskich poznaniakom i Wielkopolanom – solidność, pracowitość, dobra organizacja pracy, rzetelność i wysokie standardy obsługi. To, że mieszkamy i pracujemy w Poznaniu wpłynęło na jakość produktu. Tym samym udowadniamy, że miasto, w którym żyjemy sprzyja innowacyjnym projektom.

Czym nas zaskoczycie w niedalekiej przyszłości?

J.M.-B.: Planujemy wejście na warszawski rynek – to ważny etap dla rozwoju firmy i jednocześnie konieczny, by z całym przekonaniem nie tylko być ekspertem w tym, co robimy, ale także by w pełni wejść w rolę lidera, który nadaje ton rynkowi najmu sal i usług powiązanych z branżą.

S.D.: Pracujemy nad udogodnieniami i nowym prezentowaniem naszych usług. Rozmawiamy wewnątrz firmy, co jeszcze można by zaoferować naszym klientom i partnerom biznesowym, aby bardziej ich usatysfakcjonować i zaspokoić ich potrzeby biznesowe i nierzadko prywatne. Nasz rozwój obejmuje kilka obszarów – terytorialny jest jak najbardziej naturalnym kierunkiem, ale poszukujemy również nisz w samym rynku spotkań. Dużo pytamy klientów, kooperujące z nami firmy i sami się zastanawiamy, co będzie trendy za dwa-trzy lata. Niewątpliwie silnie rozwijająca się moda na „szerowanie” i coraz większy brak konieczności posiadania jest dla nas dużym wyzwaniem.

Rozwój jest wpisany w DNA Waszego projektu…

J.M.-B.: Niewątpliwie. Jednak nie udałoby się to bez ludzi, zespołu, który lojalnie tworzy projekt i wpływa na jego jakość.

Specjalne podziękowania dla City Park Hotel & Residence oraz Kawiarni CAPPUCCINA, Restauracji Bagels & Friends (Wyspiańskiego 26, 60-751 Poznań) za udostępnienie wnętrz na potrzeby sesji zdjęciowej